CASO STUDIO
Settore cliente: Commercio e Distribuzione Cancelleria
Responsabile Progetto: Pietro Granello
Presentazione del Progetto
Il cliente, un’importante azienda nel settore della cancelleria, ha richiesto il supporto di MDL in un momento di transizione critica: il pensionamento del responsabile della logistica. Questa situazione ha creato l’urgenza di riorganizzare l’intera struttura operativa per garantire
la continuità e, al contempo, ha offerto l’opportunità di modernizzare i processi per incrementare la produttività generale del magazzino.
Obiettivi e Richieste del Cliente
L’obiettivo principale era duplice:
- Riorganizzare la struttura operativa del personale: A seguito del pensionamento della figura chiave, era necessario definire nuovi ruoli, responsabilità e flussi di lavoro per rendere il team autonomo ed efficiente.
- Aumentare la produttività: Ottimizzare le operazioni di magazzino (picking, imballaggio, spedizione) per migliorare le performance e sostenere la crescita aziendale.
Le richieste specifiche includevano:
- Creare un nuovo organigramma funzionale.
- Assicurare una transizione gestionale fluida, senza cali di rendimento.
- Creare un sistema di monitoraggio delle performance per il personale.
- Semplificare e automatizzare la reportistica.
Interventi Attuati da MDL
Fase 1: Analisi dei Processi Esistenti
- Mappatura dei flussi logistici e delle responsabilità del manager uscente.
- Analisi delle performance operative per identificare colli di bottiglia e aree di miglioramento.
- Coinvolgimento del personale per comprendere le dinamiche sul campo e raccogliere feedback diretti.
Fase 2: Riorganizzazione e Definizione dei Ruoli
- Definizione del nuovo organigramma operativo: È stata creata una nuova struttura funzionale per il magazzino, identificando le figure chiave necessarie a coprire tutte le aree di responsabilità.
- Assegnazione di ruoli e responsabilità (Chi fa che cosa): Per ogni membro del team sono stati definiti compiti specifici (es. addetto al picking, responsabile imballaggi, coordinatore spedizioni), formalizzati in procedure operative chiare.
- Pianificazione della formazione: È stato strutturato un percorso di formazione e affiancamento per consolidare le nuove competenze e responsabilità all’interno del team.
Fase 3: Creazione dello Strumento di Gestione
- Sviluppo di uno strumento digitale personalizzato per la gestione dei flussi di magazzino e il monitoraggio delle attività.
- Creazione di un cruscotto di controllo con indicatori di performance (KPI) chiari e aggiornati in tempo reale (es. ordini evasi per ora, tempo medio di preparazione).
- Implementazione di logiche automatizzate per la generazione di report sulla produttività.
Fase 4: Formazione, Affiancamento e Implementazione
- Consegna dello strumento al team e sessioni di formazione pratica sul suo utilizzo.
- Affiancamento “sul campo” per supportare il personale nell’adozione dei nuovi processi e ruoli, garantendo una transizione morbida.
- Supporto nell’organizzazione di riunioni strutturate con gli uffici acquisti e commerciale per allineare le strategie di stock, pianificare gli approvvigionamenti e gestire le promozioni.
Risultati Raggiunti
- Creazione di un team di magazzino coeso e autonomo, capace di gestire i picchi di lavoro stagionali (es. “back to school”) in modo proattivo e organizzato.
- Migliorata collaborazione interfunzionale grazie a incontri periodici e strutturati che hanno permesso di ottimizzare le scorte di magazzino e allineare le operazioni logistiche alle strategie commerciali.
- Digitalizzazione completa della reportistica, con un abbattimento del 90% del tempo dedicato alla raccolta dati e la disponibilità di analisi sulle performance in tempo reale.
- Incremento dell’efficienza operativa del 15%, misurato tramite l’aumento del numero di ordini evasi giornalmente e la riduzione dei tempi di attesa per i clienti.
- Trasformazione di una criticità interna (il pensionamento) in un’opportunità strategica che ha modernizzato l’azienda e rafforzato la sua competitività sul mercato.
Con questo intervento, MDL ha confermato che una sfida organizzativa, se gestita con metodo, diventa un’opportunità di crescita. Abbiamo trasformato una criticità in un motore per l’efficienza, dimostrando che l’unione tra processi chiari e tecnologia intelligente è la formula vincente per il successo.